Ile ofert wycieczek można znaleźć  w internecie każdy z nas dobrze wie. To nieprzebrane morze a wręcz ocean prezentowanych imprez, wczasów, wyjazdów i wypraw. Jednak nie za każdym razem oferowane wjazdy turystyczne są odpowiednio realizowane wg założonego wcześniej programu. Coś zawsze stać się może, coś czego nie da się przewidzieć czy zaplanować. 

Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że zorganizowanie atrakcyjnego oraz bezpiecznego wyjazdu turystycznego jest naprawdę bardzo trudne. Stąd też tak niewielka liczba naprawdę dobrych i sprawdzonych organizatorów Turystyki. Przeglądając oferty Turystyczne w Internecie, jesteśmy w stanie znaleźć wiele ciekawych propozycji, które spełnią nasze oczekiwania a tym samym i marzenia. Jeśli nie jesteśmy pewni niektórych ofert lub ich pojedynczych elementów, zawsze możemy dopytać o szczegóły w biurze podróży, podpytać znajomych którzy korzystali już z danej lub podobnej oferty, poczytać fora turystyczne, sprawdzając opinie danego obiektu w Internecie itp.  a gdy już wszystko mamy sprawdzone, dokonujemy rezerwacji wyjazdu, wpłaty i czekamy na dzień rozpoczęcia imprezy.

Wszystko przebiega zgodnie z planem – jesteśmy na miejscu, program jest realizowany punkt po punkcie, wszystko pięknie, wszystko dobrze… I nagle pojawia się niespodziewany problem? Wydarzenie, którego nie dało się przewidzieć? Oczywiście rozwiąże go dla nas Pilot Wycieczki, Rezydent lub po prostu przedstawiciel biura organizującego cały wyjazd.

Bezpieczeństwo wyjazdu jest przecież najważniejsze – dlatego wyszukując imprezę turystyczną, warto zwrócić uwagę, czy zawiera ona pomoc/opiekę przedstawiciela biura.  Obecność reprezentanta biura podróży jest ważna w przypadku każdego z rodzajów imprez.

Zaczynając od wycieczek 1-dniowych dla grup szkolnych gdzie rola pilota koncentruje się na np. sprawnym przeprowadzeniu wycieczki, pomocy w opiece nad dzieciakami/młodzieżą szkolną, kupnie biletów do zwiedzanych obiektów i koordynowaniu wyjazdu. Oczywiście osoba z biura jest cały czas do dyspozycji grupy i pomoże rozwiązać każdy zaistniały problem.  Bardzo często się zdarza, że przedstawiciel szkolnej grupy chce rezygnować z usługi opieki pilota – nie wyobrażam sobie sytuacji, że dzieci czy młodzież pozostaje bez opieki w momencie kiedy nauczyciel idzie zakupić bilety, rozliczyć się z punktem gastronomicznym czy z przewodnikiem…
 
To samo dotyczy kilkudniowych wycieczek szkolnych czy zielonych szkół,  gdzie pilot odpowiedzialny jest również za kwaterunek grupy, ustalenie i ewentualną zmianę pór posiłków, utrzymanie prawidłowego przebiegu zielonej szkoły, realizacji programu, sprawdzenie czy wszystkie elementy wyjazdu są zgodne z ofertą, kontakt z placówką medyczną w sytuacji choroby lub wypadku, zadbania o dodatkowy transport jak wymaga tego sytuacja. To tylko czubek góry lodowej rzeczy jakie mogą się stać na zwykłej szkolnej wycieczce (!)

W przypadku wczasów, zazwyczaj mamy do czynienia z rezydentem, który podobnie jak pilot – zajmuje się prawidłową koordynacją przebiegu imprezy, począwszy od zakwaterowania uczestników w zarezerwowanych przez nich obiektach, przez informowanie o wycieczkach fakultatywnych aż po rozwiązywanie wszelkiego rodzaju problemów – tych mniejszych typu widok z okna na park a nie na plażę po te nieco trudniejsze – brak miejsce w danym obiekcie, mimo wcześniejszego potwierdzenia rezerwacji.

Wyjazd egzotyczny to dopiero wyzwanie. Ciężko sobie wyobrazić wyprawę bez dobrego pilota czy rezydenta. Różnica językowa i kulturowa niekiedy jest tak wielka, że tylko doświadczony pilot potrafi wybrnąć z nieoczekiwanej sytuacji czy  zmiany programowej. To rezydent jest od tego by uzgadniać wszystkie dylematy dotyczące zakwaterowania, wyżywienia czy biletów i odpowiednio reagować jeśli zachodzi taka potrzeba.

Osoby pełniące funkcje pilota lub rezydenta są to zwykle osoby bardzo operatywne, które nie boją się nowych wyzwań i sytuacji na pierwszy rzut oka patowych. W sytuacjach kryzysowych muszą umieć zachować „zimną krew” i  szybko podejmować trafne decyzje. Rola pilota czy też rezydenta jest szczególnie istotna przy wyjazdach zagranicznych – zielonych szkołach, wycieczkach objazdowych, wczasach, wyprawach egzotycznych – gdzie tak naprawdę udany wyjazd bez reprezentanta biura jest prawie niemożliwy. Pomoc zaczyna się tuż przy spotkaniu z grupą i odprawie, gdzie reprezentant biura sprawdza obecność, pomaga przy załadunku bagaży, dalej załatwia formalności związane z przekroczeniem granic, paszportami itp. Podczas trwania całej podróży pomaga nam w każdej sytuacji – zaczynając od tych najprostszych wskazując kierunek po przez te trudniejsze np. gdy zepsuje się np. autokar. Na miejscu pilot odpowiedzialny jest za prawidłowy przebieg imprezy, koordynację poszczególnych elementów oferty, sprawny kontakt z przewodnikiem lokalnym a także z siedzibą biura w Polsce. Tak naprawdę obecność pilota/rezydenta jest swego rodzaju dodatkowym ubezpieczeniem grupy.

Pilot na miejscu to bardzo ważna rzecz. Dlatego warto więc znaleźć sprawdzonego organizatora imprez turystycznych z wieloletnim doświadczeniem w organizacji wyjazdów turystycznych, który zapewni obecność swojego reprezentanta . Co najważniejsze to nie wolno z takiej możliwości rezygnować a jeśli potrzeba po prostu domagać się o niego.